Totaal
oplossing documenten
Een totaal oplossing voor management van al uw documenten. Het onderscheidend vermogen is niet zozeer de functionaliteiten maar de manier waarop u deze functionaliteiten kunt toepassen. Snel, simpel en veilig!
Automatische tekstherkenning
Met onze geavanceerde OCR-engine (tekstherkenning) wordt ook getypte inhoud in uw gescande documenten doorzoekbaar gemaakt. Wanneer u op zoek bent naar specifieke inhoud, zal onze zoekmachine ook uw gescande documenten doorzoeken en het vinden.
Zoeken
Onze geavanceerde zoekmachine zal alle tekstgegevens in of van een document weten te vinden. Of het nu gescande documenten zijn, of digitale documenten zoals Word, Excel en e-mails. Zelfs bijlagen in een e-mail worden doorzocht en als hit geretourneerd als een overeenkomst wordt gevonden. Alle resultaten worden weergegeven in een eenvoudige lijst waarin u kan bladeren.
Automatische verwerking
Stel verwerkingsregels in voor vooraf gedefinieerde acties die nieuwe documenten in de juiste map plaatsen op basis van de herkende inhoud in het document. Op deze manier wordt uw archief consistent gehouden en wordt het vinden van documenten nog eenvoudiger!
Archiveer e-mails
Archiveer uw e-mails rechtstreeks vanuit Outlook (of Thunderbird) naar RetSoft. RetSoft indexeert dan de e-mail en de bijgevoegde bijlagen. Nu hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over het vinden van die ene e-mail!
RetSoft Inbox
Elke gebruiker kan een speciale actieve map kiezen op zijn harde schijf of netwerklocatie: de RetSoft inbox. Elk bestand dat in de RetSoft Inbox wordt geplaatst, kan automatisch worden verwerkt met behulp van de verwerkingsregels of handmatig worden gearchiveerd.
Scan van MFP naar RetSoft
Als u een Sharp of een OKI multifunctionele printer (MFP) heeft, kunt u onze RetSoft MFP-connector gebruiken om uw documenten naar een specifieke RetSoft-map naar keuze te scannen. Als u een andere MFP heeft, kunt u de functie “Scannen naar Map” gebruiken.
RetSoft Webarchief
Archieven die in RetSoft zijn gemaakt, kunnen ook via een webbrowser worden bekeken. Op deze manier heeft u uw hele archief veilig en overal beschikbaar. Dit is een alleen-lezen functie, zodat webgebruikers alleen bestanden kunnen zoeken, bekijken en downloaden.
Maar er is meer...
Geïntegreerd in MS Office
U archiveert uw e-mails snel en gemakkelijk met een enkele klik vanuit Outlook zelf. Word- en Excel-bestanden worden ook in enkele seconden gearchiveerd met de RetSoft knop zichtbaar bovenin het Windows-lint.
Snel starten
Wilt u doorgaan met archiveren in uw bestaande Windows-bestandsstructuur? Geen probleem. Importeer eenvoudig uw huidige structuur en bestanden en RetSoft zal deze structuur in de toekomst gebruiken.
Drag and Drop
Archiveren moet snel en gemakkelijk zijn. Wat is eenvoudiger dan gewoon een bestand naar RetSoft te slepen vanuit Windows Explorer? Hierdoor kunt u gemakkelijk bestanden toevoegen aan RetSoft of bestanden van RetSoft naar een nieuwe e-mail slepen!
Bestandssynchronisatie
Kies een map op uw schijf of in uw netwerk die continu wordt gesynchroniseerd door RetSoft. Dit is een handige manier om vanuit andere systemen automatisch bestanden in te voeren in RetSoft en ervoor te zorgen dat RetSoft-gebruikers ook deze documenten snel en eenvoudig kunnen vinden.
Documenten koppelen
Heeft u een document dat in meerdere projecten of dossiers moet zitten? Dan kunt u een document koppelen aan meerdere projecten of dossiers. U kunt zien in welke dossiers het document voorkomt, - wanneer u een document wijzigt zijn deze wijzigingen ook te zien in andere dossiers. Dit vergemakkelijkt uw documentenbeheer, en bespaart opslagcapaciteit.
Web API
Met de door ons ontwikkelde web API kunt u eenvoudige koppelingen maken met andere systemen. Zo kan bijv. het relatiebestand van uw ERP applicatie gesynchroniseerd worden met RetSoft of kunt u vanuit een andere applicatie direct documenten opvragen. Wij bieden niet alleen een applicatie maar een totaaloplossing voor uw documentenstromen en -gebruik.